Mit professionellem Telefonservice zum Erfolg

#Werbung – Eine klassische Sekretärin haben Freiberufler und Start-ups meistens nicht. Trotzdem müssen auch sie ihre Termine koordinieren. Einen wichtigen Beitrag können dabei virtuelle Sekretariate leisten.

Wer sich nicht selbst mit Mails und Telefonaten stressen will, kann eine virtuelle Sekretärin beauftragen. Foto: FirmBee/Pixabay

Start-ups, junge Unternehmen und frisch gebackene Selbständige – der Einstieg in die Business-Welt ist mit viel Arbeit, Stress und Kosten verbunden. Flexible und unkonventionelle Arbeitszeiten tragen dazu bei, dass zuverlässige Erreichbarkeit nicht immer gegeben ist. Ein Makel, der negative Folgen haben kann. Wie lassen sich Home Office oder digitales Nomadentum mit den täglichen Kundenanfragen verbinden? Und welche innovativen Möglichkeiten gibt es, die klassische Sekretärin im Vorzimmer zu ersetzen?

Neue Situationen, neue Herausforderungen

Erreichbarkeit fast rund um die Uhr, das erwarten mittlerweile zahlreiche Kunden. Was für große Unternehmen leicht umsetzbar ist, wird für Jungunternehmer oder gar individuelle Selbständige schnell zur echten Herausforderung. Kein Kunde soll verloren gehen, gleichzeitig ist berufliches E-Mail checken um Mitternacht auf Dauer für Körper und Seele ungesund und kann zu Burnout führen. Ganz alleine im Home Office gibt es auch zwischen den regulären Geschäftszeiten von 9 bis 17 Uhr keine Möglichkeit, jedes Telefongespräch anzunehmen und auf jede E-Mail sofort zu antworten. Schließlich müssen Projektdeadlines eingehalten werden und jede Unterbrechung stört den Workflow teilweise enorm.

Und dann gibt es da noch digitale Nomaden, die mit Erreichbarkeitsproblemen der ganz anderen Art zu kämpfen haben. Viele Freelancer befinden sich beispielsweise nicht in derselben Zeitzone wie ihre Kunden und erledigen Aufträge vom Stand in Thailand oder einem Coffeshop in New York aus. All diese Situationen können mit den richtigen Tipps so gestaltet werden, dass die Kunden und der Selbständige davon gleichermaßen profitieren.

Tipps für Zeitmanagement und Kundenkommunikation in der Selbstständigkeit

Gerade für Existenzgründer und Selbstständige ist ein effektives Zeitmanagement unerlässlich. Alleine und von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet nicht, auch jederzeit erreichbar sein zu müssen. Die Webseite oder die E-Mail-Signatur sind ideale Orte, um fixe Sprechzeiten zu kommunizieren. Wer Kundenkontakt etwa rein am Vormittag annimmt, hat am Nachmittag Zeit für die Erledigung von Aufträgen.

Ein schlechtes Gewissen über nicht beantwortete Aufträge ist dabei fehl am Platz. Idealerweise wird das Handy abgeschaltet, um keine Störungen zu verursachen. Eine eigene Mail-Adresse für Kunden lässt sich so einrichten, dass bei jeder Erstanfrage eine automatische Rückantwort versendet wird. Verspricht diese etwa eine Kontaktaufnahme innerhalb von 24 Stunden, fühlt sich der Kunde gehört, während der Selbstständige weniger Stress ausgesetzt ist.

Telefonservice und Sekretariat 2.0 für Freiberufler und kleine Unternehmen

Der Markt reagiert auf die neuen Anforderungen der modernen Wirtschaft und es entstanden Firmen, die Dienstleistungen, wie einen professionellen Büro- und Telefonservice anbieten. Die ebuero AG, die schon seit einigen Jahren sehr bekannt in diesem Bereich ist, hat sich darauf spezialisiert, Kleinunternehmen, Start-ups und Freiberuflern einen Telefonservice inklusive virtuellen Sekretärinnen zu bieten. Die geschulten Mitarbeiter nehmen zu gewünschten Zeiten Anrufe entgegen und vermitteln so ein professionelles Image.

Die Möglichkeiten reichen von Unterstützung nur im Urlaub oder in sehr stressigen Phasen bis hin zu einem rund um die Uhr Sekretariat in gleich mehreren Sprachen. Dank synchronisierter Kalender können die virtuellen Sekretärinnen sogar die Terminvereinbarung übernehmen. Für den Selbstständigen oder das junge Start-up bleibt somit viel Zeit, um sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Das Ergebnis sind zufriedenere Kunden, betriebliches Wachstum und ein Zeitmanagement, welches auch die nötige Freizeit zulässt.

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Stephan Hönigschmid – Gründer von Founderella

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