Diese Gründer sagen langweiligen Meetings den Kampf an
Mit ihrem Dresdner Startup haben sie ein Programm entwickelt, das jedes Meeting schon im Vorfeld strukturiert. Firmen sollen so produktiver und Mitarbeiter zufriedener werden.
Johann Gregor (25), Oskar Flegel (23) und Heiner Ludwig (26) (v.l.n.r) sind die Gründer von Oppotune. Foto: PR/Oppotune
Dresden. Wie war der Tag? Ich war den ganzen Tag in Meetings, heißt es oft erschöpft. Im Klartext könnte man auch sagen: Stundenlang herumgesessen – und am Ende ist kaum etwas dabei herausgekommen. Verschwendete Lebenszeit also. Schön ist das nicht. Doch wo die einen Probleme sehen, wittern andere schon ihre geschäftliche Chance. So geht es auch dem Dresdner Startup Oppotune. Den Schmerzpunkt „Meeting“, der viele Unternehmen plagt, hat es für sich entdeckt. Mit einem neuen Online-Tool wollen die Gründer jetzt für Veränderung sorgen.
Dezente Hinweise an den Moderator
„Uns geht es darum, Meetings effektiver zu machen. Dazu setzen wir bereits bei der Planung an“, sagt einer der Gründer, Oskar Flegel (23). So müsse bei dem Planungs-Tool sofort, wenn der Termin eingestellt werde, das Ziel der Zusammenkunft sowie der grobe Ablauf festgelegt werden. Dafür gebe es auch Mustervorlagen sowie Vorschläge für gezielte Fragestellungen. „Da bei Meetings häufig die Zeit überzogen wird, soll unser Tool dafür sorgen, dass allen Anwesenden klar ist, an welchem Punkt der Tagesordnung man sich gerade befindet“, so Flegel. Schweift jemand vom Thema ab, können die anderen Teilnehmer dem Moderator unauffällig über den „Off-Topic-Button“ einen Hinweis geben.
Meeting mit Sternen bewerten
Darüber hinaus gibt es auch noch eine andere Form des Feedbacks. „Die Teilnehmer haben nach dem Meeting die Möglichkeit, es mit einem bis fünf Sternen zu bewerten. Auch diese Information bekommt der Moderator“, sagt Oskar Flegel. Die Gruppe wiederum erhält im Anschluss an die Sitzung ein im Programm integriertes Protokoll als PDF, das auch Hinweise zu Themen enthält, an denen noch gearbeitet werden muss.
Nützlich ist das in jedem Fall, aber nicht unbedingt eine bahnbrechende Innovation. Das räumt auch der Dresdner Gründer ein: „Natürlich ist das bei uns keine Raketenwissenschaft. Es handelt sich um ein relativ simples Tool, das aber eine große Wirkung haben kann.“ Firmen würden produktiver und Mitarbeiter zufriedener, denkt Flegel.
Schnelle Entscheidung statt langer Diskussion
Er und sein Kompagnon Johann Gregor (25) haben als Werkstudenten in einer Dresdner Softwarefirma am eigenen Leib erfahren, dass in dem Bereich etwas im Argen liegt. „Die Firma hat Software entwickelt und anderen für die Empfehlung der Software Provisionen gezahlt. Wir brauchten damals die Entscheidung einer Führungskraft über die Höhe einer Provision“, sagt Gregor und fügt an: „Normalerweise hätten wir uns zu zehnt zusammengesetzt und mindestens eine Stunde darüber geredet. Weil aber die Zeit drängte, saßen wir nun mit der Führungskraft zu dritt in einem Meeting und haben innerhalb von zehn Minuten eine Entscheidung gefällt.“
Für Johann Gregor und Oskar Flegel war das ein Aha-Erlebnis. Beiden wurde klar, dass es auch anders und vor allem schneller geht, wenn man die Meetings besser strukturiert. „Als wir dann noch auf Gründertreffen mitbekommen haben, dass in dieser Hinsicht bei vielen Firmen der Schuh drückt, haben wir zusammen mit unserem dritten Mitgründer Heiner Ludwig beschlossen, gemeinsam etwas zu entwickeln“, sagt Oskar Flegel, der sich auch im Rahmen seines BWL-Studiums an der Dresdner Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) wissenschaftlich mit dem Thema beschäftigt hat.
Meeting manchmal überflüssig
Praktisch programmiert hat die Anwendung, die in bestehende Programme wie Outlook und MS Teams integriert werden kann, Heiner Ludwig (26). Allerdings zunächst als schlanke Version ohne viel Schnickschnack. Stattdessen wurde die cloudbasierte Software zusammen mit Praxispartnern Stück für Stück weiterentwickelt. Dabei hat sich gezeigt, dass sie nicht nur Meetings verbessert, sondern manchmal auch überflüssig macht. „Die Planung mit unserem Tool dauert wenige Minuten. In dieser Zeit haben einige Mitarbeiter gemerkt, dass gar nicht immer ein Meeting notwendig ist, sondern auch mal eine E-Mail reicht“, berichtet Oskar Flegel.
Testfirmen gesucht
Da die Entwicklung noch nicht abgeschlossen ist, sucht das Startup auf seiner Homepage nach wie vor Firmen, die das Tool testen möchten. Als Zielgruppe sehen die Gründer vor allem Startups sowie kleine und mittelständische Firmen – auch, weil es beispielsweise bei Konzernen aufgrund bestehender Datenschutzrichtlinien längere Zeit braucht, um ins Geschäft zu kommen. Die Firmen, die das Tool schließlich nutzen, müssen dann eine Lizenzgebühr zahlen. Wie hoch die ist, teilt Oppotune auf Anfrage nicht mit. Wie bei anderen lizenzbasierten Produkten richtet sie sich aber in jedem Fall nach der Zahl der benötigten Lizenzen im jeweiligen Unternehmen.